CEO 칼럼

발행년도 2002년 5월
제목 업무의 표준화, 단순화 위한 필수조건


1973년 학교를 졸업하고 처음으로 직장일을 시작할 때의 일입니다. 생산과 기사로 보직을 받고, 생산관리 업무를 수행하면서 매일 매일의 업무는 생산관리 통계를 작성하는 것이 대부분이었습니다. 계산기라곤 수동 회전식이어서 생산수량, 금액, 가동률, 수율, 노동생산성을 계산하여 집계내는 일에 며칠이고 밤늦게 매달려야만 월마감이 가능하였던 시절이었습니다. 계산의 부정확성을 틈타 자신의 실적을 올리기 위하여 숫자 장난하는 영리한(?) 사람이 있는가 하면, 재고조사 등도 불확실한데 고지식하게 보고하여 실적이 나쁘다고 야단맞는 경우도 많이 발생하였고, 노무․경리․자재 할 것 없이 월마감이 닥치면 며칠밤을 새우는 것이 다반사였습니다. 세월이 흘러 전자계산기가 일반화되고, Personnal Computer가 등장하고서도 매입․매출․세무부분을 제외하고는 전산화되지 못하였고 익월 15일경 "부서 실적보고"를 통해서만 공장의 업무 현황을 정확히 파악할 수 있었습니다.



각종 "전산 Package"가 일반화되어 많은 소규모 사업장에도 중요 수치들을 전산처리하고 있지만, 제조업의 경우 많은 기업들이 추진했던 구매에서 매출까지의 물류 전산화 시도가 대부분 실패로 끝나버리고 기껏해야 부분 운영의 절름발이 신세를 면치 못하고 있는 것이 현실인 것 같습니다. 이는 신규 원․부자재, 공정의 변경, 신제품 출시, 사업확장 등에 대한 기본 정보의 수정․추가 입력 등에 대하여 적절히 대응치 못했기 때문일 것입니다. 전산자료가 아니고서는 결재하지 않겠다는 Top의 강인한 의지가 부족하였고, 기본정보 입력 등을 소홀히 하는 실무자들의 안이한 태도, 합리적인 업무 Process없이 임기응변식의 대응이 일반화되어 있어 업무의 보조기능으로 밖에 인식되지 않아 ERP 도입은 실패할 수밖에 없었습니다. 1999년 3월 공장 가동 6개월만에 우리 LCC는 ERP 도입을 결정하였습니다. 걸음마 수준에 불과했던 기업경영에 처리해야 할 업무들은 산적해 있고 업무의 단순화․표준화 과정도 거치지 않고 전산 개발을 시도하는 것은 무모한 짓이라는 주위의 충고도 물리친 채, 물류 Program을 개발․완료하였던 것입니다. 그 뒤 회계․인사노무․수출입 전산화를 통해 업무의 효율성을 올렸습니다. 이제 다시 ERP upgrade를 통해 모든 전산 Program을 통합하고 회계와 연결하여 전표 없는 회사 업무를 수행하는 LCC로 탈바꿈하기로 결정하였습니다.

    

기대되는 효과로는 Paperless office의 실현입니다. 

매출․매입․생산실적은 말할 것도 없고, 수입원․부자재의 업무처리도 ERP로 연결되어 회사의 주요정보들은 원하기만 하면 One click으로 접속할 수 있으며 사내통신․회람의 번거로움도 모두 털어버릴 수가 있게 될 것입니다. 수백件의 회계전표도 단 한장의 전표, 유첨 서류 없이 월결산에 이르게 될 것이고, 수많은 근거서류는 물론이고 거래명세표․세금계산서의 copy도 불필요하게 되었습니다. 전표작성 및 입력 時의 오류도 방지할 수 있고, 업무 실수에 따른 부서간의 업무 불신․마찰도 말끔하게 지울 수 있을 뿐 아니라 경영분석과 부서실적을 점검하는 각종 Data들도 손쉽게 출력할 수 있어 업무의 효율화를 크게 높일 수 있을 것입니다.

    

다음으로는 Speed 경영으로 "고객만족"을 실현할 수 있을 것입니다.

ERP upgrade를 통해 복잡하게 얽혀있는 수입원․부자재의 제품 생산 가능량을 쉽게 파악할 수 있어 고객사의 주문요청에 즉각 대응하고 신속히 제조․공급할 수 있게 될 것입니다. 또한 제품별 손익의 주요항목들이 전산으로 해결되게 되어 수익성 개선은 물론이고 사업의 중단․개선의 필요성들이 선명하게 부각될 것입니다. 협력사의 경우에도 적절한 납기를 제시할 수 있고 수입 거래선에도 합리적인 요청이 가능하게 되어 win-win의 협력관계를 유지할 수 있을 것입니다.


셋째로 회사를 창업하면서, 의사결정이 불필요하고 단순보고의 서류들은 시간을 낭비하면서 결재단계를 밟을 필요가 없다는 생각을 확고하게 가지고 있던 터라, "결재 없는 회사"를 만들어야겠다는 다짐을 하고 있었습니다.

설비의 maintenance, 일상적인 수주, 원․부자재의 발주, 통상적인 품질관리, 금융비용을 낮추기 위한 자금조달을 수행하면서 Top의 결재를 맡아야 한다면, 업무의 Speed는 말할 것도 없고 그들의 Morale은 떨어질 수밖에 없을 것입니다. 일반적 업무에 대해서는 그들이 기획하고, 고객사와의 접촉, 원가절감, 업무개선들은 스스로 추진할 때 자신이 삶의 주역이라 인식할 수 있고, 직장에서도 주도적인 역할을 수행할 수 있을것입니다.


마지막으로 ERP Upgrade의 주요 목적은 업무의 효율화와 overhead cost를 낮춤으로써 가격경쟁력을 확보해 적정수준의 수익성을 창출하는 것이 될 것입니다. 부가가치도 없는 업무에 얽매여 허둥대는 모습이란 그들의 Mission이 무엇이고, 직장에서 필요 존재의 이유가 무엇인지를 깨닫지 못하고 있다는 증거일 것입니다. 기업이 이윤을 확보치 못한다면, 인재를 육성하는 역할을 하지 못한다면, 기업활동으로 사회에 보탬이 되지 못한다면 태어나지 말았어야 할 집단이고, 존재할 이유도 없습니다. 기업의 사회적 역할 수행 첫째 조건은 이윤 창출이고, 이를 위한 가격 경쟁력 확보와 overhead cost를 낮추는 일일 것입니다. 이에 대한 해답은 단 한가지 "실질적인 업무전산화"와 Empowerment(권한위임)를 실천에 옮기는 것입니다. 오랜 직장생활을 거치면서, 수많은 전산화 과정이 목적과 시작은 거창했지만 개발되고 시행되면서 업무의 단순 보조 역할에 만족할 수밖에 없었던 것을 생생하게 기억하고 있습니다. 불합리하게 진행되었던 업무의 현실적 문제, 조직 구성원들을 둘러싸고 있던 기업문화, 무리한 Top의 지시와 목표들이 전산화를 가로막았던 주요 원인들이라 판단됩니다. 그러나 오랜 고민 끝에, 3년 동안 실시해 왔던 전산 Program을 통합하고 upgrade하기로 결단을 내리게 되었습니다. 아직은 여건이 성숙되지 못했다. 표준화와 단순화, 전산 mind가 뿌리내리지 못했다. 또한 통합 전산망으로는 기업의 유연성(외부 여건에 따른 변칙 처리를 뜻함)을 확보할 수 없다는 것도 변명에 불과할 것입니다.



LCC의 모든 업무가 "통합 ERP"와 체계적이고 합리적인 process에 의해 진행되고, 이로 인해 얻어지는 부가시간들은 창의적인 업무에 투입되어 사원들의 능력이 향상되고, 그들의 개인 삶이 풍요로워 질 수 있다면, 지금의 노력들은 결코 헛되지 않을 것입니다.

여타 기업들보다 훨씬 앞선 전산체제가 우리 LCC의 앞날을 밝게 해줄 것이라는 확신을 가지면서, 전산화와 병행하여 업무의 표준화․권한위임 그리고 단순화는 반드시 선행되어야 하고, 전산화에 가리워진 "인간관계"또한 결코 소홀히 해서는 아니 될 것입니다. 





대표이사 白 星 天