흔히들 대기업은 System에 의해 경영되고, 중소기업은 사람에 의하여 운영된다는 이야기를 하고 있습니다. 전자는 막강한 자금력과 우수한 인재들을 바탕으로 뛰어난 전산망, 원활한 Communication으로 network 경영이 이루어진다는 것이고, 후자는 열악한 환경속에서 몇몇 경영진과 간부들에 의하여 좌충우돌식(?)의 업무가 처리된다는 것입니다. 상대적으로 뒤떨어진 급여체계와 복리후생 여건에서 우수인력을 확보한다는 것은 영원히 불가능할 수 밖에 없고, 챙기지 않으면 놓치기 일수이고, 시키지 않으면 하지않는 사례들이 반복될 때에는 “사업을 그만 두고싶다”심정을 가질 수 밖에 없는 것 같습니다. 그렇다면 뛰어난 개발․창의력은 고사하고 일상적이고 정기적인 업무만이라도 효율적․효과적으로 대처할 수 있는 “중소기업특유의 System경영”을 갖출 수 있는는 방법은 없을까하는 고민에 빠지게 됩니다.

“기업은 사람이다”라는 엄연한 현실이 존재하긴 하지만 다소의 능력이 떨어지고 의식(mind)이 부족하더라도 이를 상쇄할만한 경영System을 갖출 수 있다면 우량기업의 조건을 마련하는 길도 어렵지않을 것이라는 생각을 갖게 합니다. 즉 어떤 조직이나 집단, 기업에서나 구성원들의 「MIND」와 이를 수렴하거나 통제하는 「조직(경영) SYSTEM」이 공존하고 있으며, 두 축이 톱니바퀴처럼 맞물려 조화롭게 굴러갈 때 발전적인 변화와 성장을 계속할 수 있는 것이고, 설사「Mind의 축」이 다소 약하더라도 「System의 축」이 견실할 수 있다면 상호보완을 반복하면서 앞으로 전진해나갈 수 있을 것입니다. 

이러한 사실을 입증할만한 사례는 여러곳에서 발견할 수 있습니다.

90년대말 미국에서 「학교폭력」이 사회적 문제로 대두되어 이의 원인을 구명하는 프로젝트가 수행되었는데, 놀랍게도 폭력이 성행하는 학교의 원인이 소속된 학생들의 자질(태도, 가정교육, 성장환경)에 있는 것이 아니고 학교 System(학습여건, 제도, 교사)에 연유하는 것으로 밝혀지게 되었습니다. 즉 「연구결과」는 “상벌체계의 불공정성”이라는 학교제도와 「학업성적에 의존하는 학생평가」라는 교사에 원인이 있다는 것이었습니다. 우리나라 「대안학교」역시 말썽꾸러기와 일반학교에 적응하지 못하는 학생들만 수용하고 있지만, 대학입학율이나 사회적응도에 뛰어난 성과를 거두고 있다는 사실은 그학교가 가지고있는 각종제도가 학생들의 변화를 이끌고 있다는 것을 증명하고 있는 것입니다. 학교 교장선생님은 “문제아는 없습니다. 다만 이를 받아들이는 학교제도와 어른들의 문제가 있을 뿐입니다. 통제와 간섭 그리고 억압적인 전통적 교육 방법에서 벗어난 인성교육 그리고 사랑과 애정을 바탕으로한 교사와 학부모의 역할이 강조되어야만 이들을 변화시킬 수 있습니다”라고 이야기 하고 있습니다.

System에 따른 Mind변화 사례는 우리 주위에도 쉽게 찾을 수가 있습니다. 은행창구앞이 시장바닥처럼 혼잡하였던 것도 순서․차례를 기다리게하는 「번호표」가 해결방법이 되었고, 고속도로에서의 「경찰관 뇌물 제공」도 「매복 단속 금지와 속도측정기 설치」로 더 이상의 논란거리를 제공하지 못하고 있습니다. 90년대 상식으로 통했던 금융(대출)비리도 「Gloval한 은행제도와 전산 System」도입으로 먼 옛날의 이야기가 되었고, 서울에서의 교통체증도 「버스 전용선」「교통카드 도입」그리고 계속되는 「불법주차단속」으로 해결의 실마리를 발견할 수 있습니다. 

System경영이 이루어지기 위한 몇가지 핵심사항들은,

첫째, ERP 전산 System의 보완과 개선은 업무의 능률을 극대화할 수 있고, 반복되는 업무 error를 근원적으로 제거할 수 있습니다.

금년초 ERP회계의 Program의 보완으로 해마다 반복되는 부가세 신고 오류를 근원적으로 제거할 수 있었던 것은 전산 Program의 중요성을 다시한번 일깨우는 중요한 계기가 되었습니다. 분기마다 부가세신고 때가 되면 매입․매출세금계산서의 부가세 입력․대조로 한바탕 소란을 피우게 되지만, 예정․확정신고 오류는 반복되었고 이는 법인세 신고 수정으로 대세무관계의 어려움을 가중시켜 왔던 것입니다. 벌금부과라는 Penalty는 말할 것도 없고, “불성실업체”라는 있을 수 있는 「오명」은 투명회계를 자랑하는(?) LCC의 자존심을 여지없이 망가트려 놓기가 일쑤였습니다.

또한 외상매입금, 미지급금등의 대체전표에 있어서 출금전표발의를 전산Program내에 처리되게끔 보완한 것도 업무의 비능률을 제거하고 회계 실수를 방지할 수 있는 획기적 개선이었습니다. 전표오입력과 금액오류로 인한 회계 담당자 및 집행부서 사원들이 겪은 고충을 단숨에 해결할 수 있는 것은 말할것도 없습니다.

남은 과제는, 월차,분기의 제조원가․손익계산서를 100% 전산으로 처리하는 회계System보완이 년말까지 마무리되면 “매년 1월 초에 년간 결산이 마무리된다”는 희망이 실행될 것이라는 부푼 기대를 갖고 있습니다.

명실공히 Speed를 갖춘 정확한, 그리고 능률적인 「ERP회계 Prgram」을 갖출 수 있고 “세무신고와 년말 결산”이라는 중압감에서 벗어나 “유리알 같은 투명회계”를 실현할 수 있을 것입니다. 

둘째, System경영이 실현되기 위해서는 업무의 "manual화“ 또는 ”표준화작업“이 뿌리를 내려야 할 것입니다. 「LCC 전자게시판」에는 회사의 규정과 업무표준들이 수없이 나열되어 있지만 실제업무를 수행하는데는 단순 가이드 역할밖에 하지 못하고 있는 것이 현실입니다.

99년의 표준화 consulting을 통해, 겉모습만 갖추었을 뿐이지 업무․작업 수행방법과는 동떨어져 있고 전산화와 더불어 개정된 내용들이 전연 반영되어 있지 않고 있습니다. 대부분 쓸모없고 형식적인 내용이라는 것을 토로하지 않을 수 없습니다.

따라서 금번 ISO 인증 획득을 위한 제반업무의 manual화는 부서와 부서, 담당과 담당의 업무 역할을 명확히 하고 처음 업무를 맡는 사람도 업무 표준만 이해해도 80~90%의 업무 수행이 가능한 실질적 표준화가 되도록할 것입니다. 부서별 표준 List를 만들어 부서간, 부서내 중복이 없도록 하고, 부서간의 접점에도 공백이 없도록 할 것입니다. 책임과 권한이 명확히 설정되고 하부 조직으로의 Empowerment가 가능하도록 할 것입니다. 지금까지의 업무 Knowhow와 기술축적이 이루어지고 표준의 제․개정에 대한 이력관리가 되고 지속적인 보완작업이 이루어지도록 격려할 것입니다. 

마지막으로 “계획에 의한 업무 수행”이 이루어지도록 Planner사용의 생활화를 유도할 것입니다.

닥치는대로 일하고, 문제가 발생되면 허둥되야하는 악순환을 근절하기 위하여 부서별 정기적․비정기적 업무계획을 PDCA Cycle로 계속 점검해나갈 것입니다. 스티븐 코비 박사의 Planner는 자기 스스로 업무 계획을 수립하고 실시후 문제점을 보완해 나가는 최상의 도구인만큼, 이의 사용법에 대한 교육 그리고 이를 사용하였을때의 업무효율에 대한 공감대 형성을 유도할 것입니다.

최근 회계부분의 월간계획은 우리 LCC직원들 모두의 좋은 선례라 생각되고 이를 확산해나갈 것입니다.

이상과 같이 전산 Program의 개선․보완, 업무의 표준화, 그리고 「계획에 의한 업무수행과 PDCA싸이클」은 LCC같은 “중소기업의 System경영”을 앞당겨 실현시키는 중요한 지렛대 역할을 톡톡히 해낼것입니다.

대표이사 白 星 天